Bakkerij Thyssen – FSSC 22000 begeleiding
Vol goede moed begonnen we in oktober 2016 aan de stage 1 audit voor een ISO 22000 certificaat. Ons doel voor het behalen van een certificaat was enerzijds een tastbaar bewijs te hebben van een werkend kwaliteitssysteem dat professioneel wordt beheerd, en anderzijds het uitsluiten van audits uitgevoerd door onze eigen klanten. We kwamen echter van een kale reis terug. Bleek dat er verscheidene elementen en procedures ontbraken, vele informele regels en controles dienden schriftelijk aantoonbaar gemaakt te worden voor de auditoren, er was een heersende nonchalance rond het invullen van werkformulieren, en operatoren moesten het opvolgen van traceerbaarheid bijschaven…
Op dat moment kwam Alexander in ons verhaal. Hij werd ons aanbevolen door enkele leveranciers/partners, die zelf een certificaat behaalden met zijn hulp. Snel handelen was echter de boodschap:: de stage 1 audit zou anders verloren gaan. 6 zware maanden volgden.
Na het schetsen van onze betrachtingen, heeft Alexander terecht de keuze van de ISO 22000 norm voor onze specifieke situatie in twijfel getrokken. Voor -en nadelen werden opgesomd en samen besloten we om over te schakelen op de meer omvattende, modernere FSSC 22000 norm (en bovendien GFSI approved!). Meteen werd er, door het beperkte aantal éxtra eisen, gekozen om ook de autocontrolegids voor bakkerijen mee op te nemen in het certificatiesysteem.
We zijn begonnen door met Alexander een complete review uit te voeren van het aanwezige kwaliteitssysteem (waarvan was gebleken dat het niet compleet was). Analoog aan de audit legde Alexander stap voor stap de pijnpunten bloot. Na het in kaart brengen van de niet-conformiteiten werden er één voor één, per thema binnen het kwaliteitssysteem, acties opgezet, zaken aangepast en aangevuld. De kritische blik van Alexander was steeds aanwezig, maar toch was het de bedoeling dat we alle aanpassingen zélf doorvoerden, zo drukte hij ons op het hart. Hetzij tijdens de momenten samen met Alexander, hetzij op zelfstandige basis (periodes tussen werkmomenten met Alexander: ca. 6 weken). In de periodes waarin we zelf aanpassingen doorvoerden op basis van Alexanders feedback, was hij steeds ter beschikking om ons bij te staan wanneer we bepaalde moeilijkheden ondervonden. Alexander nam steeds de tijd om op een verstaanbare manier uit te leggen wat de FSSC 22000 norm van ons verwacht, en hoe we praktisch aan die eis kunnen voldoen. Achteraf bleek dit de geknipte manier: je dient tijdens de audit zelf echt doordrongen te zijn van de materie, want je val gegarandeerd door de mand als je een copy/paste kwaliteits ”systeem” hebt. Het is belangrijk om de tips en feedback in te vullen in je eigen bestaande kwaliteitshandboek. Daar moet je uiteindelijk ook dagdagelijks zelf mee aan de slag.
Tijdens de stage 2 audit was Alexander zelf aanwezig. Hij was op dat moment de juiste persoon om ons bij de staan bij dit stresserende event. Alexander heeft steeds overzicht over alles en kan daarom gemakkelijk van de hak op de tak springen. Iets wat voor ons, zeker in het begin, minder vanzelfsprekend is. Je merkt dat de aanwezigheid van de externe consultant hier onmisbaar is: er wordt namelijk zo snel geschakeld van het ene naar het andere dat je soms even het noorden kwijt bent.
En toen klonk het goede nieuws op het einde van de audit: het kwaliteitslabel werd succesvol behaald.
Na het behalen van het FSSC22000 certificaat (april 2017) zullen wij nog regelmatig samenkomen met Alexander. Onvolmaaktheden die tijdens de audits naar boven zijn gekomen, zullen we stap voor stap wegwerken voorbereiding op de volgende audits. Daar wij in het verleden meer werkten met interne checklists, werken we nu liever samen met Alexander een uitgebreid intern auditplan uit. Alexander stelt deze inhoudelijk op en toetst ze met ons per afdeling af. Dit is meteen ook voor ons de start van onze opleiding tot interne auditor.
Mauro Van Gucht,
Kwaliteitscoördinator
