Voedselveiligheidsaudit: wat een auditor écht ziet

Introductie

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Mijn gast van vandaag is een oude bekende van mij. Hij studeerde in 1990 af aan de Universiteit Gent – toen misschien nog de RUG – als dierenarts, en is ondertussen al 34 jaar actief in dat vak. Hij woont samen met zijn echtgenote in het verre Meulebeke.

Van thuis uit zag hij in het veevoederbedrijf van zijn ouders wat hard werken is, en zo ken ik hem ook: als een harde werker met een nuchtere West-Vlaamse blik. Hij is Food Safety Auditor bij Vinçotte sinds 2007, dus toch al zo’n slordige 17 jaar. Bij menig quality manager in België en Nederland is hij gekend – of moet ik zeggen: gevreesd?

Welkom, Peter D’Haeyere.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Dank u.

Te veel standaarden, te weinig auditoren

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Peter, ik zal maar meteen met de deur in huis vallen. Bedrijven in de foodsector worden de laatste tijd meer en meer om de oren geslagen met allerhande audits. Wat de BRC ooit begon – we spreken over 1998, in het privatelabellandschap – was net bedoeld om die overvloed aan audits in te dijken. Lijkt dat nu voorgoed verleden tijd te zijn? Hoe ervaar jij dat?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Voor ons is dat natuurlijk ook geen cadeau. Al die standaarden die erbij gekomen zijn: we hebben meer en meer audits, en vaak moeten meerdere standaarden tegelijk geauditeerd worden. Dat is voor ons een serieus probleem qua kwalificatie van auditoren, en voor de planning is dat ook een ramp. Onze planners moeten heel veel schipperen om voor een bepaalde audit de juiste auditor te vinden.

De kwalificaties zijn enorm complex geworden. Dat heeft ook een impact op de opleidingen: die duren steeds langer, worden complexer en zijn ook kostelijker voor ons. Daardoor wordt het ook moeilijker om mensen te vinden, en de brede scopes van vroeger krijgen we nu niet meer.

Aan de andere kant zijn er voor de bedrijven natuurlijk ook steeds meer auditmomenten. Daar hebben wij geen impact op, maar het heeft wel een serieuze impact op de kwaliteitsdienst van die bedrijven, als ze iedere week of om de twee weken of om de maand een audit over de vloer krijgen. Wij hebben daar bitter weinig invloed op, helaas.

Zij moeten ze ondergaan, wij moeten ze uitvoeren; dat is nu eenmaal onze opdracht.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ik denk dat je samen met mij kan vaststellen dat we over een heel ander auditlandschap spreken dan tien, vijftien jaar geleden. Je had een BRC-audit en daarmee was het gedaan. Dan is de autocontrole erbij gekomen, en ondertussen…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Wij hebben bedrijven waar we meer dan tien standaarden moeten auditeren.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Tien standaarden in één audit. Probeer daar maar eens een auditor voor te vinden die voor alle tien gekwalificeerd is. Complex.

Ja, dat kan ik me voorstellen. Hoe zie je dat verder evolueren in de toekomst? Ik heb iemand horen zeggen dat men naar de automobielsector zou moeten kijken, waar de standaarden op een bepaald moment de handen in elkaar geslagen hebben en beslist hebben zich te verenigen. Dat zou de industrie alleen maar ten goede komen. Wat is jouw mening daarover?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Het zou natuurlijk eenvoudig zijn als er één standaard was, maar ik zie dat niet snel gebeuren. Je hebt IFS, je hebt BRCGS, je hebt FSSC 22000 – dat zijn ook commerciële standaarden, met eigen belangen die meespelen.

Daarbovenop komen nog landgebonden eisen en kenmerken. Ik zie dat dus niet snel veranderen.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Jammer genoeg. Zie je de Engelse bedrijven de BRC nog altijd voortrekken ten opzichte van de rest?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Dat is sterk verminderd. Als ik ver terugga, Alexander: toen was zo’n 80% van de bedrijven BRC-gecertificeerd. Vandaag is dat nog ongeveer 50%, dus dat is een enorme verschuiving die gebeurd is tussen IFS en BRC.

We zien ook dat bedrijven die naar Engeland willen exporteren, dat niet langer met BRC doen. En de Engelse afnemers zeggen dan: laat maar komen, IFS is ook goed.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Zelfs onder private label, zonder BRC-certificaat…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Op de Engelse markt begint er nu eenmaal een tekort aan producten te ontstaan. Als een bedrijf enkel IFS heeft, dan is dat blijkbaar ook goed.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Iets wat je tien jaar geleden zeker niet ging horen.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Dat horen we bij de bedrijven, ja. Tien jaar geleden zou dat niet mogelijk geweest zijn.

GFSI, witness audits en kalibratie tussen auditoren

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Nee, nee, nee. Oké, ja. Dan de GFSI, het Global Food Safety Initiative, dat als een wolk boven al die standaarden hangt. Die mensen hebben een niet geringe invloed. Kan je iets vertellen over de druk die vanuit hen naar jullie toe komt?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Druk vanuit GFSI? Niet echt. Wij krijgen natuurlijk wel de witness audits.

Die gebeuren intern, maar ook door BELAC en door de standaardeigenaar. Witness audits zijn nodig om een soort kalibratie te krijgen tussen de verschillende auditoren: intern bij ons, maar ook tussen de verschillende certificatie-instellingen.

De bedoeling is dat er een afvlakking komt, zodat we allemaal audits op hetzelfde niveau uitvoeren. De OCI’s – voor de luisteraar: de certificatie-instellingen.

Ik vind het niet slecht dat die kalibratie er komt, zodat iedereen op hetzelfde niveau zit. Want er zijn nog wel niveauverschillen, en die moeten eruit, volgens mij.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ja, ik ben blij dat je het zegt, want dat is toch iets wat ik vaak hoor bij klanten: “Oei, tussen OCI 1 en OCI 2 zit wel wat verschil.” En dan nog binnen één OCI, tussen de auditoren onderling.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Dat is een kalibratie die loopt, en die gaat die schommeling geleidelijk verminderen. Op die manier gaat dat eruit.

De meest voorkomende non-conformiteiten

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dat is logisch, ja. Wat zijn vandaag de meest voorkomende afwijkingen die je tegenkomt bij audits? Zit daar een rode draad in?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Wat we nog altijd het meest zien, is de beheersing van CCP’s: de monitoring en vooral de corrigerende acties. Daar komen de meeste NC’s uit, en ook de KO’s – zeker de KO’s op monitoring, vooral in IFS.

Anderzijds zien we ook meer en meer terugkerende non-conformiteiten bij bedrijven: zaken die niet opgelost geraken. Dat heeft voor een deel te maken met de financiële situatie. We merken dat veel bedrijven het financieel niet meer zo breed hebben en dat ze het moeilijker hebben om NC’s die verbonden zijn aan infrastructuur nog op te lossen, of tijdig op te volgen.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Er zit dus een herhaling in…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Een herhaling, ja, vaak van non-conformiteiten die met infrastructuur te maken hebben. Soms komen ook non-conformiteiten van voorgaande jaren op documentair of ander vlak terug, al dan niet bewust. Dan is er natuurlijk ook een non-conformiteit op de opvolging van de corrigerende acties. Maar we zien meer en meer dat het financiële daarin meespeelt.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Infrastructuur, dat snap ik. CCP’s, dat hoor ik natuurlijk niet graag, want dan spreken we over het borgen van de voedselveiligheid, over veilige producten op de markt zetten. Het is jammer om dat te horen, nu we toch al zo ver geëvolueerd zijn in de voedingsindustrie.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Jammer genoeg wel, ja. Maar dat zijn zaken die wij vaststellen: op dat punt van de corrigerende acties bij CCP’s komen er vaak NC’s.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ja, oké.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Daarnaast zijn er natuurlijk ook nog wetgeving, validaties, allergenenbeheer en claims, die ook vaak tot non-conformiteiten leiden. Wat ook opvalt, is dat we meer en meer non-conformiteiten zien rond ongedierte. Waarschijnlijk heeft dat te maken met het gebruik van non-toxlokazen.

In opslagplaatsen zien we nu vraatsporen van muizen en ratten die we vroeger veel minder zagen. Nog een laatste punt dat vaak terugkomt, is condens. In sommige ruimtes hangen er zware hoeveelheden condens.

Dat heeft voor een stuk met de infrastructuur te maken, ja. Maar ook met het personeel zelf: als ze het zien, moeten ze het wegnemen, en vóór de opstart condens verwijderen is toch heel belangrijk.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Zie je een verschil in de afwijkingen die vastgesteld worden bij een aangekondigde ten opzichte van een niet-aangekondigde audit?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Nee, eigenlijk niet.

Objectiviteit, consistentie en voorbereiding van een audit

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Hoe zorg je er eigenlijk voor dat audits objectief en consistent blijven? Zeker bij terugkerende klanten die jullie al jaren over de vloer krijgen: drie jaar auditor A, drie jaar auditor B.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

De rotatie van de auditoren is een van die punten, Alexander. Wij mogen maximaal drie jaar na elkaar bij hetzelfde bedrijf gaan. Soms wisselen we sneller; dat hangt af van de planning en van de vragen van de klanten zelf, die op een bepaald moment een audit willen. Soms schuiven we ook tussen auditoren, dat is zeker.

Binnen de bedrijven zelf zien we ook wissels: in de kwaliteitsdienst, in het management, in de producten, in de processen. Het is iedere keer opnieuw een uitdaging tijdens de audit, en de auditor moet attent blijven voor die wijzigingen binnen het bedrijf.

Ik val daar dus niet bij in slaap.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Gelukkig, ja. Ik weet nog dat ik ter voorbereiding van een audit, toen ik zelf auditor was, eens op de website van het bedrijf ging kijken. Misschien een product in de winkel kopen om mee te nemen naar de audit, en uiteraard het actieplan van de vorige audit bekijken. Schets eens voor de luisteraar hoe die voorbereiding vandaag gebeurt.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ik zou het op dezelfde manier doen, Alexander. Ik kijk ook nog altijd naar de website, een avond of een dag vóór de audit, of de week ervoor, afhankelijk van de mogelijkheden die ik heb. Dat is altijd interessant. Je kan de scope die op het certificaat staat vergelijken met wat je op de website ziet. En soms zie je dan een product staan en denk je: oei, dat product staat wel op de website, maar niet in de scope.

Dat zijn zaken die je uit de website haalt. Vaak zie je ook een gebruik van het logo dat niet helemaal correct is. Ook dat moet je checken. Voor de rest bekijken we uiteraard het rapport van de vorige audit; dat is normaal.

Wat ik soms ook doe, is de vorige auditor contacteren. Als een non-conformiteit in een rapport beschreven staat, kan je moeilijk situeren waar in het bedrijf die zich juist bevond. Dan neem ik contact op met die collega: waar heb je dat vastgesteld, in welke afdeling, op welke plaats? Zo weet je bij aankomst meteen waar je moet kijken en moet je niet beginnen vragen waar dat was.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Gebeurt dat ook over de certificatie-instellingen heen, of enkel binnen Vinçotte?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Binnen Vinçotte. Over de certificatie-instellingen heen is dat moeilijker; die communicatie is er niet altijd.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Die is er gewoon niet. Misschien een geruststelling voor een paar luisteraars.

Recalls en pv's correct communiceren

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Wat we ook nog doen: we krijgen van de bedrijven de meldingen binnen van recalls en van PV’s. Wij plaatsen die in ons systeem en moeten die kunnen raadplegen, want voor de autocontrole hebben we die zeker nodig.

Ook voor IFS moeten we kijken of er recalls geweest zijn en of die wel degelijk gemeld zijn. Dat levert heel veel informatie op. Als we die info bekijken in ons systeem, waar we alles bijhouden, kunnen we de meldingen nalezen, de recalls die er eventueel geweest zijn, en zien welke acties ondernomen zijn.

En dat gaan we dan tijdens de audit verifiëren.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dat is een goed punt, waar ik soms wel vragen over krijg. Bedrijven doen dat niet zo graag: bellen of mailen naar Vinçotte om te zeggen dat ze met een recall zitten. Kan je voor de luisteraar nog eens verduidelijken wat er juist gecommuniceerd moet worden en wat niet? Moeten alle recalls gecommuniceerd worden, ongeacht de aard ervan?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ja, alle recalls moeten gemeld worden, en ook de PV’s – de processen-verbaal. Waarschuwingen niet.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

PV’s van het FAVV, dus?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Van het FAVV, inderdaad. Wij moeten die opvolgen, oplijsten, evalueren en acties vragen aan het bedrijf. We moeten ze ook opladen op de sites van de standaardeigenaren.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dus een PV gekregen van het FAVV komt op de site, in het dossier van BRC?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Wij moeten als certificatie-instelling kunnen verantwoorden waarom wij het certificaat van dat bedrijf behouden. Wij moeten dat motiveren. Het is niet voor niets dat die PV’s gemeld moeten worden.

Wij moeten evalueren of dat een impact heeft op het behoud van het certificaat: ja of nee?

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ja.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

En zo nee, dan moeten we het intrekken.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ik zou aan onze luisteraars zeggen: zeker doen. Want als bij de volgende audit vastgesteld wordt dat je dat niet gedaan hebt, dan volgen er zeker non-conformiteiten.

Food safety culture: meer dan een documentair systeem

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dan food safety culture, het laatst toegevoegde onderwerp in alle GFSI-standaarden. Food safety culture of voedselveiligheidscultuur is naar mijn beleving ook het minst tastbare uit de standaard. De rest van de standaard is wetenschappelijk onderbouwd; food safety culture gaat meer over soft skills. Ultrabelangrijk in een bedrijf, maar ik zie zeer veel verschillen in hoe auditbureaus daarmee omgaan: het type vragen dat ze stellen, de manier waarop ze dat auditeren. Kan je jullie aanpak daarin schetsen?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Het is natuurlijk de basis van je kwaliteitssysteem. Als die er niet is in een bedrijf, dan leeft het systeem er ook niet. Het is ondertussen ook een wettelijke bepaling geworden.

Veel bedrijven zien het nog te veel als een documentair systeem: we hebben een procedure, we hebben een evaluatie gedaan. Dat is allemaal heel mooi, maar het is de toepassing in het bedrijf zelf die van belang is. Hoe zit de communicatie binnen het bedrijf? Weten de mensen wanneer ze moeten communiceren? En wát ze moeten communiceren?

Het is vooral in de productie zelf dat dat moet leven. Documentair moet het natuurlijk ook in orde zijn, de standaard vraagt dat.

Maar de echte implementatie, de echte audit van food safety culture, gebeurt op de werkvloer: interviews met medewerkers, kijken of ze weten wat ze doen, hoe ze het moeten doen, wat ze moeten communiceren en hoe. Dat is de essentie.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ik hoor je dus zeggen: beperk het documentaire tot een minimum, en werk vooral aan spreken met je mensen en hen informeren.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Zorg dat die food safety culture er is en dat het besef van communicatie binnen het bedrijf aanwezig is.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dus een goede auditor gaat zeer veel interviews doen met mensen op de vloer.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ja, dat is de essentie. Dat is belangrijk.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Duidelijk. Sommige auditoren beperken het tot: “Hebt u een food safety culture plan, en laat eens zien hoe u dat plan de voorbije jaren geoptimaliseerd hebt.” Als je daarnaast geen enkel interview doet met een operator…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

…dan is dat waardeloos, ja. Dan beperkt het zich tot een papiertje. Dat ziet er heel mooi uit, maar het brengt niets bij.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Worden jullie daarin ook getraind? Het is natuurlijk een andere manier van auditeren dan wat we vroeger deden. Vroeger was het meer de feiten en de cijfers, en een bepaalde standaard volgen. Nu zijn het meer, ik zeg het, de soft skills.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

We hebben natuurlijk onze auditorenmeetings. Die doen we vier keer per jaar, in totaal vijf tot zes dagen. In die meetings worden niet alleen cases besproken, maar ook wijzigingen in de standaarden.

Er worden ook externe sprekers uitgenodigd voor bepaalde onderwerpen. Gisteren nog hadden we een auditorenmeeting waar we met professoren konden spreken over challengetesten voor Listeria. Op die manier worden we continu bijgeschoold.

Ook op het vlak van food safety culture proberen we zaken mee te nemen in onze auditorenmeetings: om de auditoren te kalibreren over hoe dat precies moet werken, maar ook om hen de skills bij te brengen om dat uit te voeren.

Omkoping, bedreiging en druk vanuit het management

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Heb je al ooit te maken gehad met een poging tot omkoping?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Een poging tot omkoping heb ik nog nooit meegemaakt. Wel bedreiging. Niet alleen ik, maar verschillende auditoren hebben al meegemaakt dat ze door een bedrijf bedreigd werden.

De oorzaak daarvan is voornamelijk dat die bedrijven door bepaalde klanten onder druk gezet worden om een bepaald niveau te halen. En als dat bedrijf een major of een KO krijgt, heeft dat een serieuze implicatie. Dan kan het gebeuren dat het bedrijf de auditor onder druk probeert te zetten om die niet te geven.

We kunnen daar natuurlijk niet op ingaan, en dat leidt soms tot stevige discussies. Bij ons is dat niet gebeurd, maar ik hoorde onlangs van een auditor die bij een bedrijf in een kast was opgesloten.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Oei oei. Dat heeft waarschijnlijk niet geleid tot een certificaat.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ik denk het niet. Ik weet het niet, maar ik denk het niet.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Heb je onlangs nog echt zware inbreuken vastgesteld bij bedrijven? Zware majors of criticals, waarbij je dacht: amai, hoe is dit nog mogelijk, anno 2024?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ja, we vinden nog altijd majors. Ik heb het ook gezegd: onder andere op de opvolging van de CCP’s en zo verder. Maar zaken zoals we die 17, 18 jaar geleden zagen, die zien we minder en minder.

Het zijn vaak vergetelheden, zaken die over het hoofd gezien worden, die ook een major opleveren. En recurrente zaken, omwille van financiële redenen, wanneer bedrijven de middelen niet hebben om bepaalde investeringen te doen.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Oké, gelukkig maar.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Het is veel veranderd op dat vlak.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Vind je het zelf lastig – dit is een meer persoonlijke vraag – om als auditor geen advies te mogen geven? Ik bedoel: je staat er als auditor en je kan vaststellen dat het goed of niet goed is. Ik zit meer in de andere rol.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

We moeten natuurlijk elk onze rol spelen, Alexander, dat is duidelijk. Je kan wel constructief zijn tijdens een audit, maar zonder echt advies te geven.

Je kan een hint geven, maar meer mag je niet doen. We zijn geen consultants, wij zijn auditoren. Wij zoeken waar het probleem zit, waar er iets verkeerd loopt in het bedrijf.

Het is niet aan ons om de zaak op te lossen.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

En als het bedrijf tegenover je zit met één of twee personen en er zit ook een consultant bij: heb je dat graag, of liever niet?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Dat maakt geen verschil. Als die consultant in dat bedrijf ook een zekere functie heeft, op het organigram staat en zijn taken duidelijk omschreven zijn, is er niets dat belet dat die persoon daar mee aan tafel zit.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Goed, want je hebt daar natuurlijk verschillende karakters in.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ik wil nog even terugkomen op die vraag van daarnet, over de poging tot omkoping en de bedreigingen. Die zijn soms wel duidelijk, maar je ziet bij veel bedrijven ook dat er een zekere druk van het management komt om met de kwaliteitsdienst een bepaald niveau te halen. Als de kwaliteitsdienst dat niveau niet haalt, leidt dat tot spanning op het einde van de audit.

Van: “Ja, die non-conformiteit, zouden we die niet kunnen laten vallen?” En dan wordt de auditor op dat moment onder druk gezet. Het is vaak het management dat die druk bij de kwaliteitsdienst legt, terwijl het management er zelf, denk ik, bitter weinig aan bijdraagt.

“Jullie moeten IFS Higher Level halen”, bijvoorbeeld. En dan wordt de kwaliteitsdienst volledig alleen gelaten; die zit op een eiland.

Het eerste dat het management dan doet, is zeggen: “Oh, we hebben dat certificaat niet gehaald.” Maar het is de samenhang van het geheel. De kwaliteitsdienst staat niet alleen binnen het bedrijf.

Dat zie je soms in bedrijven: dat de kwaliteitsdienst te veel onder druk gezet wordt om een bepaald niveau te halen, en onvoldoende steun krijgt vanuit het management om dat te bereiken.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ja, dat is jammer, want zoals je zegt: het is werk van het ganse bedrijf. Zo zou het gezien moeten worden.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Van iedereen in het bedrijf, ja. Inderdaad.

Het begrip audit heruitgevonden?

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Je leest wel eens een nieuwsbrief van mij, dus je weet dat ik soms kritisch ben over het begrip audit en over hoe dat vandaag wordt ingevuld. Persoonlijk denk ik: de manier waarop we audits deden 20 jaar geleden, bij het begin van BRC, en de manier waarop we ze vandaag doen, is nog min of meer dezelfde. Ik denk dat het tijd wordt om dat eens opnieuw uit te vinden.

Ieder jaar opnieuw die checklist van 300 vragen overlopen, altijd dezelfde vragen. Het zoeken naar de toegevoegde waarde van sommige vragen stoot een aantal van mijn klanten wel tegen de borst. Als je het mij zou vragen: laat ons het begrip audit herinterpreteren. Bijvoorbeeld door een bedrijf bepaalde data – gegevens die uit de monitoring komen – open te stellen voor de auditor, die daar dan het hele jaar door in kan kijken wanneer hij maar wil, met de nodige beveiliging ingebouwd natuurlijk, en met verkliksystemen die aangeven: oei, hier zit een bepaalde trend in overschrijdingen op een CCP. En waarbij het fysieke bezoek, de fysieke audit, zich dan bijvoorbeeld beperkt tot een fabrieksbezoek, al dan niet aangekondigd. Zie jij graten in zo’n systeem, of zeg je: dit is de manier om het te doen, there is no other way?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Lastige vraag, natuurlijk. Maar eerst en vooral: die 300 eisen van de standaard – dura lex, sed lex, en dus ook dura norma, sed norma. Die 300 eisen zijn opgemaakt door de stakeholders van die standaard. Wij moeten de standaard auditeren, dus we moeten die 300 eisen ook allemaal evalueren. Het is geen steekproef: wij kunnen niet zeggen dat we er maar een paar bekijken omdat een bedrijf in orde is. Wij moeten ze alle 300 evalueren. En ook de eisen qua rapportage zijn gestegen ten opzichte van vroeger.

Al die 300 punten moeten ook in het rapport staan. We moeten ze gezien hebben en ze geëvalueerd hebben. Ik begrijp dat sommige bedrijven – zeker kleine bedrijven zonder wijzigingen in processen of producten – zeggen: “Komen ze nu alweer af met diezelfde vraag?”

Maar in de loop van het jaar zijn er vaak wijzigingen in de wetgeving, in de voortschrijdende kennis over procesbeheersing en in andere zaken. Bedrijven volgen die soms niet mee, waardoor er toch afwijkingen zijn op bepaalde van die punten, die wij dan moeten meenemen in onze audit. Een audit speelt zich meer en meer af op de werkvloer, en dat moet ook: challengen binnen het bedrijf, op de verschillende punten, en nagaan of het over het hele bedrijf overeenstemt.

Een audit blijft dus een uitdaging, en ik begrijp dat sommige bedrijven er niet gelukkig mee zijn dat we ieder jaar diezelfde punten opnieuw bekijken. Maar ze begrijpen ook onze positie: wij moeten auditeren volgens de standaard en volgens het protocol van die standaard, en dus moeten wij al die zaken opnieuw bekijken, helaas.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ik werp zeker geen steen naar jullie, dat is inderdaad jullie metier. Maar dan denk ik: zullen ze bij de mensen in Londen en in Berlijn eens over die protocollen nadenken?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Voorlopig niet, denk ik. Dat zou je hen eens moeten vragen.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

We proberen ze ook eens in de podcast te krijgen.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Een audit is nu eenmaal geen steekproef; je moet de hele standaard bekijken.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Gelijk je het zegt – dat is ook de commentaar die ik hoor: onze fabriek verandert niet, ons proces verandert niet, ons product verandert niet, en toch gaan we nu weer naar die HACCP-studie kijken. Sommige quality managers zeggen: man, we hebben er al 15 jaar naar gekeken.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

En toch komen er soms dingen uit, Alexander.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ja, maar de toegevoegde waarde wordt dan wel…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Misschien wel. Al heb ik zelf het geval gehad van een klein bedrijf met een HACCP-plan dat er al jaren zo lag, en waar we plots toch één punt tegenkwamen dat het bedrijf vergeten was en dat wel degelijk een impact had.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dat is een cruciaal punt, dat heb ik al vaker gehoord.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Een audit is een momentopname. Je ziet nooit alles; je kan niet alles zien in een bedrijf, dat is niet mogelijk.

Soms komen we op een bepaald punt en zeggen we: oei, die activiteit hier, hoe zit dat juist in elkaar, hoe werkt dat? Dan leggen ze uit: we doen dat en dat en dat. En dan vragen we: hebben we dat beheerst? Oeps – dan zie je dat het in de HACCP-analyse niet opgenomen is. In die gevallen komt er toch nog iets uit.

Er zijn dus soms nog wel punten die we daaruit halen, Alexander. En wat AI betreft, de artificiële intelligentie: als die gegevens beschikbaar zouden staan voor de auditor, zou dat mooi zijn. Maar het volstaat niet.

We moeten nog altijd kunnen checken hoe het er juist aan toegaat in het bedrijf. Hoe wordt dat toegepast? Een document is altijd heel mooi, maar hoe wordt het gebruikt? Hoe verloopt dat in het bedrijf?

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dat zou ik dan zien in dat fabrieksbezoek, waarin de cultuur echt gecheckt wordt: waarin je met mensen gaat spreken, interviews doet, mensen tegenover elkaar challenget. Maar de data op zich? Dan denk ik dat we naar systemen kunnen evolueren waarbij je naar een dashboard kijkt.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

AI zou dat kunnen faciliteren.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

En als het systeem je zegt: dit bedrijf heeft het voorbije jaar nul keer zijn CCP’s…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

AI kan faciliteren, maar met AI moeten we oppassen. Het kan in twee richtingen werken; het moet een zeer beveiligd systeem zijn. Met AI kan je natuurlijk, zoals je weet, ook zaken maskeren.

Audit versus inspectie, en de stijgende auditduur

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Het is opletten geblazen. Verworden audits dan niet te veel tot inspecties? We hebben die 300 punten om af te checken en we zitten al krap in de tijd, dus we moeten waarschijnlijk nog sneller vragen stellen. Zoals je net al zei: we moeten op al die punten in de standaard een antwoord geven. Kan dat er niet toe leiden dat een audit meer een inspectie wordt?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ik denk dat dat een beetje afhangt van de ervaring van de auditor. In het begin ga je sterk op die standaard focussen. Maar naarmate je meer audits doet, weet je wat je moet zien.

Je kan dan makkelijker switchen tussen al die verschillende punten, en op het einde van je twee dagen heb je toch alles gezien. Het is niet evident om al die 300 punten gezien te hebben.

Dat leidt soms tot een groot documentair deel in je audit. Maar voor mij blijft het essentiële: wat er op de werkvloer gebeurt en wat er daar speelt.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Daar ben ik het volledig mee eens, en ik ben blij dat je dat vermeldt. Je zegt: twee dagen audit. Want ik zie, en mijn klanten zien ook, de auditduur drastisch stijgen. Onlangs had ik nog een klant aan de lijn die zei: we krijgen hier een offerte voor 4,25 dagen. Een klein bedrijf met tien mensen en één product, en dan zegt men vier dagen. Is dat nog normaal? Ik gooi het je even voor de voeten.

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Wij moeten daarin het protocol van de standaardeigenaren volgen, natuurlijk. Daar zijn minimum audituren vastgelegd waar wij niet onderuit kunnen.

Als een bedrijf 4,25 dagen krijgt, dan zullen dat wel meerdere standaarden zijn. Dan gaat het niet om één standaard, maar om een combinatie. IFS is minimum twee dagen, BRC ook twee tot tweeënhalf, afhankelijk van de grootte en de complexiteit van het bedrijf enzovoort.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Is het vooral FSSC 22000 dat daar nu uitschiet?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Ik doe zelf geen FSSC, maar FSSC heeft inderdaad heel lange audits. Dat is ook opgelegd door FSSC zelf; daar kunnen wij niets aan veranderen. Daar hebben wij geen impact op.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Hebben jullie enige macht om tegen die standaardeigenaren te zeggen: ja mannen, slow down please?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

We moeten het protocol volgen dat de standaard oplegt.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Ik kon maar proberen…

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Maar het is waar: er zijn bedrijven die enorm lange audittijden voorgeschoteld krijgen voor hun proces. Ik zat onlangs bij een bedrijf dat ijsblokjes maakt; twee dagen IFS-audit is dan inderdaad heel lang. Andere bedrijven komen met de voorziene auditduur dan weer amper toe. Het is niet altijd even makkelijk voor de standaardeigenaren om dat te standaardiseren.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Interessant! Ik onthou dat ik eens iemand van GFSI hier achter de microfoon moet krijgen. We zien wel.

Tot slot: tips voor de qa-manager

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Tot slot nog een laatste vraagje: kan je een paar tips meegeven voor de QA-manager, onze luisteraar?

Peter D’Haeyere, Vinçotte:

Jazeker: keep it simple. Maak het niet nodeloos ingewikkeld. We zien dat sommige bedrijven het te ingewikkeld maken. Je kan de zaken heel simpel houden en toch heel goed beheersen, en dat is vaak beter dan het ingewikkeld te maken.

En een audit is een moment voor verbetering, het is geen strafexpeditie. Sommigen zien het als een strafexpeditie, maar het is een opportuniteit om verbeteringen in het bedrijf aan te brengen.

Ik denk dat dat de voornaamste punten zijn die je uit een audit kan halen. En een laatste punt dat ik nog wil meegeven: laat het na de audit niet gewoon zakken, maar houd het het hele jaar vol.

Alexander Platteeuw, A+ Quality:

Dat is een les die ik ook probeer mee te geven aan mijn klanten. De moeilijkste maanden van het jaar, zeg ik altijd, zijn de drie maanden na de audit. Dan dreigt het te zakken. “We zijn er – oef.”

Goed, Peter, het was zeer interessant. Zeer leuk om eens iemand van jullie kant te horen, en ik denk voor onze luisteraars ook. Hartelijk bedankt voor dit gesprek.