We zitten met een nieuwe poetshulp thuis

Ik heb al een hele tijd de indruk dat poetshulpen aandelen hebben in zeep producerende bedrijven. Zo ben ik al meermaals op een donderdagavond thuis gekomen, denkend dat mijn vrouw een vat javel besteld had bij bol.com en dat het vat bij levering was omgevallen.

Enfin, wij hebben dus sinds kort een nieuwe poetshulp.

Op dat vlak van die zeep-aandelen valt het wel mee, alleen vermoed ik dat zij fors geïnvesteerd heeft in aandelen van zeemvel producenten. Ik heb haar wekelijks verbruik van zeemlappen en dweilen eens geteld: 28! ACHT-EN-TWINTIG doeken op 4 uur gebruikt! Dat is, ja ik ben een wetenschapper – sorry-, om de 8.5 minuten een verse doek. Hygiënisch, dat wel. Dus ja, wat zeg je daarop? Zolang je huis maar goed gepoetst is zeker?

Alleen is dit naar mijn mening toch wel een beetje overkill. Steriliseren van ons huis stond bij mijn weten niet in de jobvereisten.

De vraag is natuurlijk: “Gaat mijn huis met de helft zoveel lappen evengoed gepoetst zijn?”

Afgaand op ervaringen met voorgangsters ben ik geneigd om “ja” te antwoorden.

Kosten vs. baten

Zo treft het mij toch af en toe dat ik tijdens een interne of externe audit bij een klant of een leverancier ervan een onevenwicht vaststel tussen de kosten en de baten.

Als iemand mij een inhoudstafel van diens QMS (quality management system), of FSMS (food safety management system) toont, en die bevat pakweg 250 lijnen, dan denk ik al bij mezelf: “Waar vindt een kat zijn jongen hierin nog terug?” En dan moet de audit nog beginnen…

Heb je laatsleden nog eens een emailtje van de overheid gekregen? Zo eentje die niet in Nigeria is opgesteld, maar daadwerkelijk in Brussel, bedoel ik dan. Welnu, na 3x inloggen en 5 schermen verder beland je uiteindelijk bij het bericht in kwestie. Moet dan u echt zo omslachtig zijn? Opnieuw: veilig zal het wel zijn. Maar kosten vs. baten?

Efficiëntie, beste vrienden, daar draait het om.

Hoe ga jij als QA’er of QC’er verdedigen bij de directie dat je kwaliteitsadministratie een 50 formulieren moet bevatten, als je baas bij een concurrent heeft gezien dat het met 5 formulieren ook kan?

“Kwaliteit? Da’s ganse dagen papieren invullen!” (zie ook een vorig schrijven van mij hierover)

Stel jezelf eens de vraag: hoe efficiënt is mijn systeem nu écht? Is dat nu echt nodig dat ik hier zit te wroeten in honderden documenten vooraleer ik iets gevonden heb? Waarom laat ik operatoren procescontroles registreren op 3 verschillende plaatsen? Is dit écht wel nodig?

Weet dat niemand zit te wachten op extra administratie. Zo ver was je waarschijnlijk ook wel al. Maar iets wat voor jou misschien vanzelfsprekend lijkt, is dat niet noodzakelijk voor een productie operator, een monteur, een operator van de reinigingsploeg, een aankoper, en ga zo maar door.

Het helpt al een stuk als je uitlegt WAAROM je bepaalde registraties laat doen. Wat doe je met die data? Zit er een wettelijke vereiste achter? Is dit een CCP die continu MOET geregistreerd worden? Is die extra registratie nodig in het kader van een klanteneis? Etc.

Ten tweede: overleg met degene die zal registreren. Wie weet komt er wel een goed idee van die kant? Op die manier zal er ook al minder weerstand komen, want “het idee komt van henzelve”. Win-win, zeg maar.

Ten derde: probeer ALTIJD het groter plaatje in je achterhoofd te houden. Hoe vaak zie ik de creatie van een nieuw formulier niet “omdat dat een non-conformiteit was bij onze laatste IFS audit”. Zet eens een stap achteruit en vraag jezelf af of je de oplossing niet kan integreren in een al bestaand document of formulier. Kan je m.a.w. 2 papieren vermijden en alles op één blad houden?

En tot slot, hier ben ik weer: denk eens na over wat je eventueel kan digitaliseren. Op vandaag kan je in se alle registraties in een food bedrijf digitaliseren. En dat hoeft zelfs niet veel te kosten. Je wint bovendien op velerlei fronten:

– Geen papierberg meer

– Minder weerstand van degene die moet registreren

– Data zijn dan tenminste evalueerbaar

– Verlies van data vermindert

– Foutenlast vermindert

Dus, als jouw reinigingsploeg elke dag 15 formulieren moet invullen (geloof me, die bedrijven bestaan), stel jezelf toch even de vraag waarom altijd alles op “ok” staat…

Wil je écht vooruit met je kwaliteits- en voedselveiligheidssysteem?

Laat je systeem doorlichten door mij op efficiëntie.

Kom hier met die kosten / baten analyse!

Benieuwd naar hoeveel poetsdoeken jouw poetshulp gebruikt!

Alexander Platteeuw