Weg met die bestseller

Ik lees graag eens een spannend boek. En ja, dat mag gerust een lijvige turf zijn. Stephen King draait er zijn hand niet voor om om vlotjes 700 bladzijden neer te pennen. Zolang het verhaal goed zit, en vlot geschreven is, geniet ik ervan.

Maar, laat ons wel wezen, een quality manual is geen roman. Het doel ervan is simpelweg anders. En toch zie ik handboeken die geschreven zijn alsof de schrijver er zijn leven in kwijt wil. Passie! Gedreven door kwaliteit! Prachtig allemaal, maar wie leest dit ooit?

Daarom volgende tips:

1. Eenvoud siert. Hou het bij de hoofdzaak. In de levensmiddelenindustrie is het ISO 9001 tijdperk al een tijdje voorbij. “Hoe dikker de procedure, hoe beter” was toen het motto. Om de auditor bezig te houden? Om te verdoezelen hoe complex en stroef een procedure in de praktijk wel liep? Ik heb al recall procedures gezien (ik zeg niet “gelezen”!) van 150 bladzijden. Alsjeblief! Geen kat die daar z’n jongen in vindt. Wist je trouwens dat de nieuwste versie van ISO 9001 geen kwaliteitshandboek meer vereist?
2. Vermijd duplicaat. In bepaalde procedures verwijs je naar andere. Als je het over klachten hebt, ga je normaliter een link leggen naar je recall verhaal en beheer van corrigerende acties. Dat is ok, en moet ook. Maar vermijd om dan in je recall procedure nog eens opnieuw terug te linken naar de klachtenprocedure.
3. KISS! Keep It Stupid Simple. Laat je procedures eens lezen door een buitenstaander. Je echtgeno(o)t(e), je buurman, je grootmoeder. Als die er geen snars van snapt, dan ben je niet goed bezig.
4. Baseer je indeling niet op een gangbare standaard (BRC, IFS, etc.). Voor je het weet, verandert die norm van versie en gooit die de hele nummering van de hoofdstukken overhoop (zoals het verleden ons al geleerd heeft).
5. Papier of elektronisch? Sommige documenten zullen sowieso op de werkvloer moeten belanden (glasbreukprocedure, persoonlijke hygiëneregels, etc.), dus daar heb je niet veel keuze. Al zie ik ook daar meer schermen opduiken waar personeel toegang tot heeft. Maar creëer voor het overige “papier”werk een systeem waar jij je zelf best in thuis voelt. Als dat papier is, ok, en als dat elektronisch is: ook ok. Persoonlijk ben ik voorstander van het laatste.

Contacteer mij hier voor meer tips