AI in je kwaliteitssysteem, door de ogen van de auditor

Laat ons eerlijk zijn: een auditor keurt geen document af omdat AI het schreef. Wel omdat niemand in je bedrijf het kan uitleggen.

Dag 1 van een audit. De HACCP-studie ziet er perfect uit: strak opgemaakt, volledig, elke stap netjes beoordeeld. Ik vraag de kwaliteitsverantwoordelijke waarom het risico op metaalcontaminatie bij stap 7 als laag is ingeschat. Stilte. Dan: “Dat heeft de tool zo voorgesteld.”

Op dat moment heb ik geen probleem met AI. Ik heb een probleem met je HACCP-team.

Wat de norm vraagt

In BRCGS Food Issue 9 en IFS Food versie 8 staat geen enkele eis over AI (zo snel zijn die normeigenaren niet, neen). De norm kijkt niet naar hoe een document gemaakt is, wel naar wie erachter staat.

Drie principes blijven overeind, met of zonder AI:

• Verantwoordelijkheid ligt bij het management. Het engagement van de directie is in elke GFSI-norm het eerste hoofdstuk, niet toevallig. Een tool tekent niets af. Een tool stelt dingen voor. Wat je er mee doet, ligt in jouw handen.
• Competentie is aantoonbaar. ISO 22000:2018 §7.2 (en dus bij uitbreiding FSSC 22000) vraagt dat wie werk verricht dat de voedselveiligheid beïnvloedt, daarvoor bekwaam is. Een HACCP-team dat zijn eigen gevarenanalyse niet kan verdedigen, is dat niet. En dat was trouwens vroeger, in pre-AI tijdperk, niet anders.
• Het document beschrijft jouw realiteit. Een procedure die klopt op papier maar niet met wat er op de vloer gebeurt, is een non-conformiteit. Ook die regel bestond al lang voor AI.

Daarnaast geldt sinds 2 februari 2025 artikel 4 van de Europese AI-verordening (EU) 2024/1689: wie AI-systemen inzet, moet zorgen voor voldoende AI-geletterdheid bij de mensen die ermee werken. Dat is geen auditcriterium van BRCGS of IFS, maar het is wel wettelijk.

Vijf signalen waarop een auditor een AI-document doorprikt

1. Generieke gevaren. De gevarenanalyse noemt “glas” bij een lijn waar geen glas in de buurt komt, maar mist de borstel met plastic haren die elke ochtend gebruikt wordt. AI kent de sector, niet jouw fabriek.
2. Te mooi, te uniform. Elke procedure heeft dezelfde lengte, dezelfde opbouw, dezelfde woorden. Echte systemen groeien en dragen littekens van incidenten en klachten.
3. Verwijzingen die niet kloppen. Een clausulenummer uit een oude versie van de norm, een wetsartikel dat niet bestaat, een omzendbrief die al vervangen is. AI verzint met evenveel zelfvertrouwen als het juist citeert (al wordt dat met de dag straffer en straffer).
4. Geen link met registraties. De procedure zegt dat de metaaldetector elk uur getest wordt. Het registratieformulier op de vloer vraagt het per shift. Vergelijk altijd beide.
5. Niemand kan het uitleggen. Dit is het belangrijkste signaal. Ik vraag niet of je het document gemaakt hebt. Ik vraag waarom het er zo staat. Wie het antwoord kent, slaagt. Wie naar het scherm wijst, niet.

Zo zet je AI wel veilig in

AI is een uitstekende eerste versie. Het is nooit de laatste. Met deze werkwijze sta je sterk tijdens je audit:

1. Begin bij je eigen proces. Geef de tool je flowdiagram, je grondstoffen en je incidenten van het voorbije jaar. Hoe specifieker de input, hoe minder generiek de output. Ik zeg weleens tegen klanten die aan de slag gaan met AI: “shit in = shit out”. Een waarheid als een koe.
2. Laat het HACCP-team elke beoordeling herzien. Niet nalezen, maar herbeoordelen. Leg in het verslag van de teamvergadering vast wat jullie aangepast hebben en waarom. Tussen haakjes: dat verslag kan je door AI perfect laten transcriberen, incl. samenvatting en to do lijst op het moment dat je de vergaderzaal buitenstapt.
3. Controleer elke verwijzing. Elk clausulenummer, elk wetsartikel, elke versie. Opzoeken in de bron, niet vertrouwen op de tool.
4. Toets met de vloer. Loop met de nieuwe procedure door de productie. Klopt wat er staat met wat er gebeurt? Pas het document aan, niet de werkelijkheid.
5. Train je mensen. Iedereen die AI gebruikt voor kwaliteitsdocumenten moet weten waar de tool faalt. Dat is meteen je invulling van de AI-geletterdheid die de wet vraagt.

De test is eenvoudig: kan je verantwoordelijke elke zin in het document verdedigen zonder het scherm erbij? Dan maakt het niet uit wie de eerste versie schreef.

Tot slot

AI verandert hoe je documenten maakt. Het verandert niets aan wat een auditor van je verwacht: eigenaarschap, kennis en een systeem dat klopt met de werkvloer.

Twijfel je of je AI-gegenereerde documenten een audit doorstaan? Ik bekijk ze graag met de ogen van een auditor, voor de echte auditor dat doet. Neem contact op via onderstaande knop of beluister de volgende aflevering van Better FoodSafe Than Sorry.