Onaangekondigde audits zijn als vaatwassers ledigen

Heb je kinderen? Of beter: heb je tieners in huis? Ikzelf heb er 3 stuks van rondlopen…

Als je antwoord op bovenstaande vragen affirmatief is, dan begrijp je onderstaand betoog veel beter.

Bij ons dus thuis is het de regel dat 1 van de kids, ieder op zijn/haar beurt, de vaatwasmachine vult (en dus ook leegmaakt).

“Elk om beurt”, dat wil zeggen dat mama en papa geregeld moeten vragen wiens beurt het dan wel is. And guess what: het is altijd net de beurt aan die andere zus of broer! Met als gevolg dat de propere glazen blijven zitten en dat de vuile vaat zich opstapelt op het aanrecht. Komen wij als ouder niet tussen, dan breekt er een bepaald moment aan waarop er geen propere glazen noch borden meer zijn. En dan is het hommeles natuurlijk…

Ik moest er onlangs aan denken toen ik bij een klant het huidige systeem van de onaangekondigde audits aan het toelichten was. Zoals je wellicht weet, heeft het GFSI verplicht dat 1 BRC, IFS of FSSC 22000 audit in een cyclus van 3 jaar onaangekondigd moet worden uitgevoerd. BRC Food heeft in diens publicatie van versie 9 nog eens duidelijk gesteld dat de teller beginnen lopen is in 2021. Met andere woorden: elk GFSI gecertificeerd bedrijf zou tenminste 1 onaangekondigde audit moeten doorstaan hebben tegen eind 2023.

Audits vragen voorbereiding

Je kan je dus voorbereiden op een onaangekondigde audit, en er voor zorgen dat je vaatwasmachine op tijd geledigd is. Zo heeft Iedereen op elk mogelijk moment van de dag propere glazen en borden. Ofwel kan je wegkijken van de vaatwasmachine en het risico lopen dat je vroeg of laat zonder bestek zet. Ik raad je uiteraard die laatste optie niet aan.

Hoe ga jij dus om met het gegeven dat je in een tijdspanne van x aantal maanden elke dag een auditor over de vloer kan krijgen?

Weg met weerbarstigheid

Het antwoord is simpel: food safety culture.

Enkel met een juiste ingesteldheid van alle personeelsleden, zeg maar de juiste bedrijfscultuur, kan je met gerust geweten je volgende onaangekondigde audit laten passeren. Dat is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan want elk bedrijf is een weerspiegeling van de maatschappij (cliché… maar oh zo waar). Verschillende karakters, verschillende persoonlijkheden, egotrippers en muurbloempjes, ze zitten allemaal in jouw bedrijf. Hoe groter je bedrijf, des te moeilijker ze op te sporen. Maar… de kunst is nu om iedereen met zijn neus in dezelfde richting te krijgen.

PDCA

Mijn tips om dat te bereiken:

1. Plan alle taken die met jouw kwaliteitssysteem en voedselveiligheidssysteem te maken hebben. Betrek iedereen ook actief bij deze planning. Als er maandelijks hygiëne rondgangen moeten gebeuren, zorg er dan voor dat dit in de agenda’s van die mensen ingepland staat (zo vermijd je achteraf discussies). Laat mensen dus hun verantwoordelijkheden opnemen.

2. Definieer meetings en bovenal, leg de frequenties vast waarmee deze gehouden moeten worden. Ook deze moeten in de agenda ‘s van de betrokken personen vastgebeiteld worden. Zo komen hiaten in je systeem of fouten in de uitvoering ervan op tijd naar boven drijven.

3. Voer op gezette tijdstippen interne audits uit op deze geplande taken. Worden deze taken effectief uitgevoerd? Gebeurt dit conform de procedure? Wat gebeurt er met de vaststellingen nadien?

4. Stuur bij waar nodig. Doe dit op tijd. Wacht geen half jaar om een verbeterproject op te starten. 

(heb je de Plan-Do-Check-Act cyclus ontdekt?)

Zorg er dus voor dat er een SYSTEEM is, en dat je niet afhangt van een weerbarstige tiener die geen zin heeft om de vaatwasmachine te ledigen…

Heb dus ook geen schrik van het feit dat je management review al een 6-tal maanden voor je certificatie audit werd uitgevoerd. Geeft niks. Zo staat hij gepland, dus zo gebeurt het ook. Daar kan geen enkele auditor een speld tussen krijgen.

Wil je hulp bij het klaarzetten van je systeem richting onaangekondigde audit?

Ja, ik wil mijn systeem een boost geven en mijn bedrijf wakker schudden

Alexander Platteeuw