Pro’s en contra’s van Q-vragenlijsten

“Wie ben je en wat doe je?” Neen, ik heb het hier niet over die eerste ontmoeting met je toekomstige schoonouders. Ik heb het over eindeloze Q-vragenlijsten die peilen naar wie je (als bedrijf) bent, en wat je daar dan juist mee bedoelt Sommige van jouw klanten gedragen zich misschien als een vervelende schoonmoeder, maar dat is een onderwerp voor een andere blog.

Je kent ze wel: questionnaires die je jaarlijks weer opnieuw moet invullen voor je afnemers. Telkens weer opnieuw dezelfde informatie. En elk jaar worden ze ietsje langer. En ieder jaar komen er meer. Gefrustreerd? Weet dat je zeker niet de enige bent. Ik hoor de jammerklacht zo goed als overal. Een schouder om op uit te huilen behoort ook tot de functiebeschrijving van een food safety coach, jawel. Als het een troost kan zijn: ik sprak deze week met de QA manager van een Duitse multinational. Hij vertelde me dat ze op gegeven ogenblik 7000 questionnaires en specificaties (samen) moesten invullen per jaar. ZE-VEN DUI-ZEND! Duizelingwekkend, als je ’t mij vraagt.

Hoe is het zo ver kunnen komen?

In 2000 is de certificatie molen op gang gekomen. Velen sprongen op de kar, sommigen stonden aan de kant van de weg meewarig toe te kijken, en anderen ploegden gewoon verder. Die laatste groep bleef producten leveren, maar dan zonder een food safety certificaat. Voor die bedrijven werden, jawel, vragenlijsten gecreëerd, om toch iéts aan garanties te hebben over de werkwijze bij dergelijke bedrijven. Dat brengt ons tot een belangrijk aandachtspunt: de informatie die je invult moet wel degelijk kloppen. Dit is geen vrijheid-blijheid papiertje zonder gevolgen. Als er ooit discussies met je klant ontstaan, dan geldt jouw informatieverstrekking als geldig bewijs.

Hoe deze stroom aan papier tegenhouden?

Niet zo veel, vrees ik. Toch 2 tips die de pijn kunnen verzachten:

1. Laat jezelf certificeren (en liefst voor een GFSI erkend schema zoals BRC, IFS, etc.). Ga je daarmee alle vragenlijsten de vuilbak in kunnen kieperen? Neen, maar ’t zou toch al wat workload moeten verlichten. Een goede vragenlijst is er trouwens eentje die enkel vragen stelt over zaken die niét in een GFSI erkende standaard opgenomen zijn.
2. Leg alle relevante vragenlijsten van je klanten samen en mix ze tot 1 allesomvattende vragenlijst. Vul ze zo volledig mogelijk in, zet er je hoofding op, dateer, en voilà, je hebt een kant-en-klaar document om aan je klant aan te bieden. Ook dit zal niet alle bevragingen elimineren, maar het loont toch de moeite om eens te proberen.

De optie om geld te vragen om een questionnaire in te vullen, vind ik dan weer geen goed idee. Als iedere schakel uit de voedselketen dat begint te doen, zijn we nog veel verder van huis. Remember: transparantie in de keten is waar we naartoe gaan. En dat is net het dubbele aan het ganse verhaal: als je een Q-vragenlijst niet wil invullen, creëer je een reactie in de trant van “Wat heb je te verbergen?”. Nochtans heeft dat er (meestal) niets mee te maken.

Ik hoor graag jouw mening hierover.

Reageer op dit bericht en geef jouw opinie