Waarom audits geen inspecties zijn, en omgekeerd

Je kan zowel audits als inspecties gebruiken om je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Waarom worden ze dan toch nog zo weinig gebruikt als management tool?

Waar zit hem het verschil?

Een audit is voor mij “het toetsen van de realiteit aan een aantal criteria, door hierbij te zoeken naar een systeem achter de feiten, en door verbanden te leggen”.

Daar waar een inspectie eerder slaat op “het aftoetsen van de realiteit aan een aantal vast omlijnde criteria, genre checklist, waarbij het antwoord eerder ja of neen is”.

Als auditor in het veld kan ik je wel zeggen dat het auditeren vele keren boeiender is dan het inspecteren. Bij auditeren moet je verbanden zoeken tussen je verschillende vaststellingen, daar waar je als “inspecteur” eerder sec vinkjes zet op een checklist. Deze laatste methode biedt ook weinig interactie met de auditee. En laat nu net dat zo interessant zijn om dingen te kunnen verbeteren aan je processen, om fouten te kunnen aanpakken, om bepaalde risico’s te kunnen blootleggen.

Ik zie nog bedrijven waar een “interne audit” wordt uitgevoerd van achter een bureau, door met niemand te spreken, en enkel wat vinkjes te zetten. Of door eens door productie te lopen, waarbij het resultaat een oplijsting is van vuile muren, afbladderende verf, open verpakkingen. Ok, kan best zijn, en goed om dit vast te stellen (en om recht te zetten!), maar als auditor merk ik onmiddellijk dat hier niet diep gegraven is naar een oorzaak, dat geen operatoren geïnterviewd werden. En is het niet net daar dat er iets te leren valt?

Enkele tips:

• Hou dus vast aan je interne audit planning. Er is altijd wel een reden om ze uit te stellen, maar er is geen excuus om iets bij te leren!
• Stel vragen aan mensen, lok hen uit hun tent. Zo komen dingen naar boven die je anders nooit achterhaalt.
• Stel jezelf kritisch op, ook voor jezelf en je baas (niet altijd gemakkelijk!).
• En tot slot: doe iets met je bevindingen!

Wil je jezelf ook verbeteren als interne auditor? Leer meer over de valkuilen van het vak, krijg een pak tips & tricks om zelf aan de slag te gaan, en doe al meteen ervaring op tijdens praktijkoefeningen.

Vraag hier meer info over de opleiding Interne Auditor