3 tips voor je volgende audit

Je weet dat ik als lead auditor iets meer dan 500 bedrijven heb geaudit. In verschillende subsectoren van de voedingsindustrie, in grote en kleine organisaties, in België en daarbuiten. In alle bescheidenheid kan ik dus toch wel zeggen dat ik enig benchmark materiaal heb.

Ik ga je daarom in een reeks van blogs mee laten kijken achter de schermen van de audit wereld. Verwacht geen soap met namen van betrokkenen, verwacht geen intriges en complotten, maar gewoon kennis die ik deel, en die je in staat kan stellen om een beter zicht te krijgen op food (safety) in het algemeen.

In deze blog geef ik je alvast 3 tips mee om je volgende audit beter voor te bereiden. Het zijn zaken die mij veelal verrast hebben, en die toch ze voor de hand liggend zijn.

Dit zijn ze:

Lees (tijdig) het verslag van je vorige audit

Een dooddoener van jewelste, maar jongens, wat wordt deze toch vaak over het hoofd gezien. Hoe vaak merk ik niet dat pas de week voor de audit de actielijst van vorig jaar er snel even werd bijgenomen, om dan vast te stellen dat bepaalde acties eigenlijk niet, of onvoldoende, werden getroffen. Een bedrijf had een NC omdat zij onvoldoende hun preventief onderhoudsplan opvolgden. Je weet wel: geen bewijs dat het onderhoud effectief was uitgevoerd. Wat hadden zij gedaan? 1 week voor de audit snel alle geplande taken op “uitgevoerd” gezet, en voor de helft van het machinepark de status “preventief” veranderd naar “curatief”. Who is fooling who?

Hadden zij bij hun interne audits telkens het verslag van de vorige audit ter hand genomen, dan hadden ze waarschijnlijk nog de tijd gehad om actie te nemen die op iets trok. Dus: zet een reminder in je Outlook-agenda op 2 maanden na de audit met als titel “nalezen verslag BRC / IFS / FSSC …”, en zet een herhaling in iedere 2 maanden daarna.

Focus op de nieuwigheden

Het leven van een auditor kan best saai zijn. Bij een opvolgingsaudit is één van de eerste vragen die je als auditor stelt: “zijn er zaken veranderd tijdens het voorbije jaar?”. Als het antwoord daarop volmondig “neen” is, dan is de uitdaging al wat minder (in het hoofd van de auditor). Als het antwoord echter “ja” is, dan wordt dat de focus de komende dagen. En wees gerust, een goede auditor zal wel snel te weten komen of je “neen” eigenlijk een “ja” was. Dus, stel je vooraf de vraag of er nieuwigheden waren op vlak van:

• Apparatuur
• Flow en proces
• Producten en productgroepen
• Mensen (met een zekere verantwoordelijkheid)
• Klanten
• Leveranciers
• Recepturen

Overloop dan simpelweg alle hoofdstukken uit je QMS (quality management system) en HACCP systeem, om te zien of je de nodige aanpassingen hebt aangebracht. Valideren is hier het toverwoord. Wist je dat bijvoorbeeld IFS aan de validatie van nieuwigheden een halve dag besteedt tijdens de 2-daagse kalibratie trainingen van de auditoren? Om je maar te zeggen: wees goed voorbereid en toon dat je nagedacht hebt over de gevolgen die een nieuwigheid met zich meebrengt.

Ken je food safety standaard

Nog zo’n dooddoener eigenlijk. Maar toch. Het is soms schrikbarend hoe weinig een auditee op de hoogte is van wat er vereist wordt door de Norm waartegen de audit gebeurt. Dat is alsof je als 18-jarige naar het rijexamen stapt, zonder dat je de wegcode hebt gelezen. Succes! Boeiende lectuur is het niet altijd, I admit, maar het is deel van je job. Het is toch jammer om punten te laten liggen omdat je niet wist dat iets gevraagd wordt door de Standaard? Is er na het lezen van eisen iets wat interpreteerbaar is, en waar je geen weg mee kan? Vraag dan even raad aan een (goede) consultant.

O ja, ik val in herhaling, maar: voer je interne audits zoals gepland. Hierover schreef ik al eerder, en het blijft een top-tip. Bovenstaande 3 tips vang je makkelijk op door je interne audits grondig en gefaseerd uit te voeren. Het leven kan soms simpel zijn.

Wil je graag meer tips? Of wil je hulp bij het uitvoeren van je interne audits?

Hulp bij interne audits