Moet het nog gekker worden? Audittips

Een klant van mij kreeg recent audit van een retail klant. Niks abnormaals zou je kunnen zeggen, want die klant komt elk jaar op bezoek. Alleen… was het contract ondertussen stopgezet met de klant, en kwam de klant langs tijdens de laatste productierun voor hem. Vertel mij dan eens wat het nut van dergelijke audit nog is… Tijdverspilling voor het bedrijf, tijdverspilling voor de auditor, en veel onnodige kosten. Wat heeft dit te nog te maken met voedselveiligheid zeg?

Nog een voorbeeld. Een andere klant krijgt op dinsdag bezoek van het FAVV. De inspecteur heeft blijkbaar goed de opmerkingen van de vorige keer gelezen, want zoekt punt voor punt diezelfde feiten op. En jawel, er staat al eens een borstel op de grond, er ligt wat vuil in een hoekje, en de messen liggen er “slordig” bij. Nu ken ik het bedrijf in kwestie vrij goed (ik kom er al jaren), en met de hand op het hart kan ik stellen dat zij in hun sector bij de beteren van de klas zijn als het op food safety beleving aankomt. Maar neen hoor, de FAVV inspecteur is niet happy, en het bedrijf krijgt een negatieve beoordeling. O ja, er lag ook “te veel ijs op de vloer van de diepvriezer” (ik verzin het niet hé!). Daags nadien, letterlijk, op woensdag dus, krijgt datzelfde bedrijf een audit van een mondiale retailspeler (een zéér grote). Resultaat hierbij: een monsterscore van … 100%.

Laat je echter niet ontmoedigen, beste kwaliteitsbewuste kracht! Soms moet je nu eenmaal dingen slikken waar je niet mee akkoord bent. Zo werkt het machtsspelletje. Want een machtsspel is het inderdaad. De retailer dicteert zijn leveranciers. Het FAVV vertegenwoordigt de wetgevende macht. Weet echter 1 ding: de slimste wint op lange termijn. Zorg dus dat je slimmer bent dan degene die denkt dat hij / zij de macht heeft.

Kennis is macht

Enkele tips hiervoor:

• Ken je de wetgeving rond voedselveiligheid? M.a.w., durf je in discussie te gaan als je meent dat de inspecteur de wet verkeert interpreteert?
• Ken je de normeisen? Als je twijfelt, durf je de auditor daarop aan te spreken, en te vragen waar iets in de standaard vermeld staat?
• Ken je de werking van je bedrijf? M.a.w. ben je als QA manager voldoende op de hoogte van de processen, de structuren, en de implementatie van de eisen? Moet de QA Manager daarom alle vragen beantwoorden tijdens de audit? Bijlange niet! Ik zou zelfs zeggen: liever niet! Hij / Zij heeft wel de rol van coördinator: degene die de auditor in goede banen leidt, en weet waar en bij wie welk antwoord zit (of zou moeten zitten). Hij / zij kan ook ingrijpen als er op bepaald moment verkeerde assumpties of interpretaties worden gemaakt.

Maar ook je soft skills spelen een rol:

• Neem je de vaststellingen niet te persoonlijk op? Non-conformiteiten zijn zelden terug te leiden naar 1 persoon. Veel vaker is dit het resultaat van een team, van een groep mensen, van het volledige bedrijf.
• Ben je ook bereid de juiste afwijkingen ruiterlijk toe te geven? Toon jezelf als fairplay speler. Toon je goodwill aan de auditor, zo bereik je veel meer dan bij iedere afwijking in discussie te gaan.
• Wil je je kennisniveau opkrikken om nog sterker te staan bij een audit? Neem een goede consultant onder de arm, laat je systeem eens kritisch doorspitten, en volg opleidingen waar je kan.

Misschien heb je nog budget voor dit jaar om te spenderen? Now is the time!

Knowledge is power!

Nog meer audit-tips? Contacteer me!

Alexander Platteeuw