60 dagen audits per jaar: teveel van het goede?

Retail positie t.o.v. onaangekondigd

Voor alle duidelijkheid: de standaard eigenaren (zoals BRC, IFS, FSSC 22000) verplichten dit nog niet. Althans niet ten volle. FSSC 22000 gaat daarin eigenlijk het verst, want zij leggen 1 van de 3 audits in een cyclus verplicht op. BRC en IFS houden het op een vrijwillige instap. Nu ja, “vrijwillig” wil in feite zeggen: “afhankelijk van de eisen van je retail-klant”. Zo zijn de Duitse retailers Aldi en Lidl wel gekend voor het feit dat ze een onaangekondigde audit als bindende voorwaarde stellen voor de goedkeuring van een leverancier.

Ik had eerlijk gezegd al vroeger verwacht dat audits onaangekondigd zouden zijn, maar goed. Er zijn nu eenmaal de praktische bezwaren, zeker voor de kleinere KMO. De quality manager is met verlof, de plant manager zit op een buitenlandse beurs, en in productie is de technische dienst een nieuwe lijn aan het installeren. Ding dong. De auditor staat voor de deur. Tja. Dan wordt er al eens gevloekt door de mogelijke auditees.

Zijn audits future-proof?

Misschien is het dus wel tijd om het concept van onaangekondigde audits wat bij te schaven? Of het concept “audit” tout court?

Laat ons toch ook niet vergeten hoe het er op vandaag aan toe gaat.

Bedrijven uit de voedingswereld (andere sectoren waarschijnlijk ook, maar daar heb ik minder een zicht op) worden nog steeds overspoeld met audits. Ten bewijze hiervan een recente poll onder mijn volgers, én tijdens het bovenvermelde webinar:

Poll van A+ Quality hoeveel dagen per jaar spendeer je aan audits

60 dagen per jaar! Dat zijn bijna 500 uren waarin we dus met z’n allen bezig zijn met het optimaliseren van het bedrijf d.m.v. onafhankelijke, onpartijdige inputs. Jawadde, dan zijn al onze bedrijven nagenoeg perfect draaiende machines, toch? Toch stof om even over na te denken.

Ik kom terug op mijn oproep om audits anders te gaan definiëren. Ikzelf volg de digitalisering van nabij (ik run naast A+ Quality ook een digitaal platform op internet), en ben overtuigd van het feit dat we de trein (en het is een sneltrein!) van de digitalisering niet mogen missen. Dus, concreet: waarom beheren we audits nog op dezelfde manier als 25 jaar geleden, ver vóór de digitale revolutie (waarvan we nu nog maar aan het begin staan, geloof me)?

Audits back to the future

Beeld je eens in: jouw food safety- en kwaliteitsmetingen (temperaturen, pasteurisatiewaarden, klachten, kalibraties, etc.) worden gemonitord in een centraal systeem, en via een dashboard geef je toegang aan derden tot bepaalde info. Een onafhankelijke partij zoals een auditbureau wordt via het dashboard getriggerd bij afwijkingen in die metingen. Gaan er te veel rode lampen branden, dan wordt het tijd voor een “audit”. Die audit kan dan ter plaatse zijn of vanop afstand. Om maar al meteen sommige criticasters de mond te snoeren: jazeker, bezoeken op de werkvloer blijven nodig! Dat kan je niet elimineren. Bij een audit moet er gepraat worden met de operatoren. Er moet via interview een beeld komen van hoe kwaliteit en voedselveiligheid leeft in de organisatie. Dat ga je dus niet opvangen door met een smartphone rond te lopen in productie, zoals we tijdens corona gezien hebben. Wat ik dus bedoel: laat een fysieke audit een gericht instrument zijn waarbij focus ligt op de het verifiëren van kennis en kunde. Overige zaken kunnen op een andere manier gecheckt worden.

Big data = big assurance

De sleutel zit hem volgens mij dus in het centraliseren van data, het uitwisselen van data met derden, en volgend uit deze 2 zaken het gericht controleren / auditeren ervan. Moet dat dan zo nodig telkens weer in maand X zijn? Moet dat dan door 1 en dezelfde persoon gebeuren? Neen dus. Laat de data door een machine beoordelen, en een waarschuwing uitsturen naar een mens. Waarom niet? Machines kunnen veel meer data verwerken dan het menselijk brein zonder moe of afgeleid te worden. Want zeg nu zelf: een auditor geraakt onvermijdelijk vermoeid na 3 dagen, waardoor je als QA manager misschien “blij” bent dat hij/zij bepaalde zaken niet meer ziet. En vergeet niet dat een audit een steekproef is en blijft.

In mijn voorgesteld concept wordt dat allemaal verleden tijd: ALLE metingen van een gans jaar zijn geanalyseerd door een machine, en die weet dus perfect welke niet voldeden. Als dát geen garantie tot voedselveiligheid is!

Ik ben benieuwd naar jouw mening. Laat je stem horen. Via LinkedIn, Facebook, of in een reactie op dit bericht. Ik kijk echt uit naar jouw input.

En ben je nog aan het twijfelen over hoe en wat en waar je jouw kwaliteits- en voedselveiligheidssysteem kan digitaliseren? Ik kan je adviseren in welke tools voor jou geschikt zijn. Voor jouw bedrijf, in jouw setting.