Is jouw systeem auditeerbaar? Gebruik deze 5 tips

Begin september… Die zonnige vakantie zit er weer op. De batterijen zijn (hopelijk) weer opgeladen. En voor degenen die het gemist hebben: het voedselfraude event van A+ Quality was een succes.

Het is misschien ook de tijd van het jaar waarop je al vooruitblikt naar de komende maanden. In veel sectoren van de voedingsindustrie staat de eindspurt naar het eindejaar op het programma. Geen slecht idee dus om even stil te staan bij “the bigger picture”: is mijn systeem up to date?

Stel jezelf daarom tijdig volgende vragen:

Voor degenen die een eerste keer een audit ondergaan: “Loopt mijn systeem voor 3 maanden zoals ik het gedefinieerd heb?” Weet dat een auditor zoekt naar de continuïteit in een systeem. Hij of zij zal dus teruggraven in de tijd en historieken van data opvragen. Het zou maar sneu zijn mocht een auditor halverwege de audit besluiten dat je systeem eigenlijk niet auditwaardig is.

“Heb ik de laatste wijzigingen van de Standaard geïmplementeerd?” Standaarden publiceren sneller updates dan je voor mogelijk houdt. Het is dus een hele opgave om dit bij te houden. Toch loont het de moeite om jouw BRC of IFS of … lastenboek erbij te nemen en even te overlopen of je aan alles gedacht hebt.

“Zijn er interne audits uitgevoerd die peilden naar de conformiteit met de eisen uit de Standaard?” Ook hier weer is het belangrijk om af te toetsen of alle eisen beantwoord zijn. Zoals eerder al geblogd: interne audits met voldoende diepgang zijn van onschatbare waarde.

“Zijn de non-conformiteiten van vorige audit opgelost?” En met “opgelost” bedoel ik wel degelijk: “zijn er voldoende corrigerende maatregelen genomen zodat een herhaling van de feiten quasi onmogelijk is?” GFSI goedgekeurde standaarden (BRC, IFS, FSSC 22000, etc.) hameren sterk op een goede oorzakenanalyse, en bestraffen herhaling van fouten zwaar.

“Zijn de vereiste verificaties / reviews uitgevoerd?” En zo ja, binnen de vereiste tijdspanne? Ik denk aan de HACCP review, de management review, de evaluatie van de leveranciers, etc. De meeste elementen dienen binnen de 12 maanden te gebeuren, dus verlies deze niet uit het oog!

Als je deze hoofdlijnen in gedachten houdt, zou de rest van je voorbereiding (die eigenlijk een continu gegeven is) vanzelf moeten volgen. Maar vergeet niet: begin er tijdig aan! Er komt altijd wel iets onverwachts op de proppen dat niet kan wachten.

Wil je graag een externe, objectieve beoordeling van je systeem, als pre-audit voorafgaand aan de eigenlijke audit? Wil je hierbij niet alleen een stand van zaken uit de mond van een ervaren auditor, maar bovendien tips & tricks bij het implementeren van de oplossing? Neem dan zeker contact op.

Ja, ik wil graag een pre-audit met toegevoegde waarde