Kwaliteitsbeheer vanuit je luie zetel: enkele tips

In een ver verleden was ikzelf Food Safety (FS) Manager bij een voedingsbedrijf, zoals je misschien wel weet. Ik herinner me dat in die tijd mijn bureau niet aanpalend aan de productie was gelegen. Meer nog: het lag aan de andere kant van de straat. Iedere keer dat er dus een probleempje in de fabriek opdook betekende dat de straat oversteken (in de winter dus jas, sjaal en muts aan), om vervolgens in te badgen, door het sanitair gedeelte te lopen, om me te kleden, en dan zo via het sas de productie binnen te gaan. Was het probleempje na 5 minuten opgelost, dan was ik, heen en weer, toch als snel 20 minuten weg geweest van mijn bureau. Ik kan je verzekeren: na een tijdje begin je je tijd zo efficiënt mogelijk in te delen, en zoek je naar manieren om van op afstand je job te kunnen doen (zeker in de winter!). Ja, we hadden toen een ERP pakket, en ja, email was al uitgevonden (en werd toen al misbruikt zoals vandaag!), maar dat was het dan zo’n beetje qua mogelijkheden om “remote” aan kwaliteitsbeheer te doen.

Remote = digitaal

Fast forward anno 2020

Hier zitten we dan. Temidden van de grootste crisis sinds de tweede wereldoorlog. De meesten onder ons zitten verplicht thuis, maar de productie in de food sector moet blijven draaien. Communicatiekanalen hebben we bij de vleet. We zitten continu online via Skype, Zoom, Hangouts, Facebook, etc.

En kwaliteit? En voedselveiligheid? Het is nu niet het moment om met issues, laat staan recalls, te zitten! De retail krijgt z’n rekken niet snel genoeg gevuld, en je wil de ziekenhuizen nu niet belasten met patiënten met een voedselvergiftiging, zo veel is zeker.

M.a.w. een hele uitdaging om je Q- en FS-beheer onder controle te hebben. Laat mij de vraag anders stellen: ik ben al jaren een bepleiter van meer digitalisering van het werkveld: hoezeer heb je hier zelf aan gewerkt? In hoeverre heb je je dus voorbereid op een dergelijke situatie (zonder te beseffen misschien dat dit vandaag wel héél goed van pas zou komen)?

• Heb je een dashboard voor je waarop je een overzicht krijgt van wat er mis loopt in productie en logistiek? Kan je de KPI’s volgen, en word je gealarmeerd als er eentje in het rood gaat?
• Geraak je op tijd verwittigd als er een nieuw probleem zich voordoet?
• Kan je corrigerende maatregelen voldoende opvolgen? Hebben je collega’s bijvoorbeeld voldoende toegang tot de informatie om deze te kunnen voltrekken? Is deze info in realtime?
• In de andere richting: hebben productie-operatoren toegang tot instructies, informatie betreffende producten, wijzigingen in het systeem? Kunnen zij voldoende makkelijk blokkeringen en problemen doorgeven?

Allemaal vragen die nu hoogst pertinent zijn, en waarvoor oplossingen bestaan. Met aparte Excel sheets is er weinig kans dat jouw medewerker altijd de laatste versie in handen heeft (tenzij het Office 365 is). Met een degelijk softwarepakket of goed gebouwde tools, hangend aan je ERP kapstok, prijs je jezelf gelukkig dat je destijds die inspanning gedaan hebt.

Als mensen niet over voldoende informatie beschikken, haken ze af. In praktijk betekent dit: kwaliteit komt op de tweede plaats. En laat dat nu net hetgene zijn wat niet mag gebeuren. Het zou geen verschil mogen uitmaken of de FS Manager fysisch aanwezig is, dan wel thuis achter z’n scherm zit. We weten allemaal dat dit een utopie is, maar het is wel het streven ernaar waard.

Continuïteit van voedselveiligheid primeert

Doe dit dan ook doordacht. Zorg dat je de nodige tools hebt om vanop afstand te werken, en dat de fysische afwezigheid van de manager kwaliteit noch voedselveiligheid van het product beïnvloedt. Want dat, beste lezer, dát is business continuity. Bij business continuity wordt al snel gedacht aan het blijven verder produceren, de logistiek die kan door gaan, etc., maar wie denkt aan de continuïteit van de kwaliteit van het geleverde product?

Wees trouwens maar zeker dat bij de eerstvolgende audit je business contingency / continuity plan op tafel komt: “Wat hebben jullie gedaan om klanten te blijven bevoorraden? In hoeverre heeft dit impact gehad op kwaliteitscontroles? Wat als QC ziek thuis zat? Wat als je met 50% van het personeel 150% van het volume moest draaien?” Allemaal vragen waar je je best op voorbereidt.

Succes alvast in deze historische tijden. Ik ben er zeker van dat kwaliteitsbeheer na deze crisis niet meer hetzelfde zal zijn als ervoor.

Hulp nodig om deze crisis te overleven? Contacteer me voor een advies, een losse babbel, …

Contacteer Alexander

P.S.: Werken vanop afstand betekent ook nadenken over de beveiliging van je IT-toegangen tot het netwerk. Een gratis tip om mee te nemen in je food defense verhaal.