‘t Is de schuld van de QA manager

Heb je als bedrijf ook al eens een minder geslaagde audit gehad? Hoe reageerde je toen? Hoe reageerde de directie? Na afloop van de audit is het immers tijd voor reflectie. Hoe is dit kunnen gebeuren? Waar hadden we beter kunnen doen? Wat had vermeden kunnen worden?

Of … wie is de zondebok?

Na zelf meer dan 500 audits te hebben uitgevoerd en talrijke bedrijven begeleid te hebben, kan ik stellen dat het falen van een audit zelden te wijten is aan 1 persoon.

OK, als de food safety manager er met zijn pet naar gooit, en net voor de audit z’n ontslag heeft ingediend, dan loop je als bedrijf een risico. Klopt. Maar dan is het aan de directie om in te grijpen: zorg dat er een “vangnet” bestaat. Het kan toch niet dat je kwaliteitssysteem in duigen valt door het vertrek van 1 man? En toch is dat wat veelal gebeurt.

Aan wie is dat dan te wijten? Aan de QA manager die alles wat van dicht of ver met “quality” te maken heeft, in zijn schoenen geschoven krijgt? Of aan de directie die oordeelt dat quality een verantwoordelijkheid is van de kwaliteitsdienst?

Beste directie: zorg dat je een structuur hebt in je bedrijf waarbij elke medewerker doordrongen is van het begrip quality. Van de magazijnier aan de losplaats tot de CFO, van de inpakker tot de HR manager. Werkelijk iedereen. Streef naar de perfecte wereld. In een perfecte wereld is een kwaliteitsdienst niet nodig. Nu verklaar je me misschien voor gek, maar denk even mee met mij. Wat is de grootste uitdaging van de QA manager? Het schrijven van werkinstructies? Het opmaken van productspecificaties? Het begeleiden van het FAVV bezoek? Daar lijkt het bij veel bedrijven wel op. Maar: is dat de essentie? Betaal je daarvoor iemand een ingenieurswedde? Ik hoop van niet! Het zorgen dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen! Maken dat iedereen weet wat de spelregels zijn, en zich daaraan houdt! Dát zijn de dagelijkse kopzorgen (of frustraties?) van de QA manager.

Nochtans … lijkt het me logischer dat dit de taak van de CEO is. Of dat er tenminste het ondersteunend kader geschapen wordt door de CEO.

“Kwaliteit, daar ken ik niets van, dus daarvoor heb ik een quality manager.” Welnu, beste CEO, dat is een foute kronkel. Technische kennis is zeker een groot onderdeel van het competentie pakket van de food safety manager, maar maken dat iedereen in het bedrijf in dezelfde richting denkt, is en blijft de taak van de directie. Daar hoef ik geen MBA voor te hebben. En toch zien sommige CEOs dat niet in. Ik vind dat bizar.

Langs de andere kant hierbij mijn oproep tot de QA manager (ik spreek liever over een food safety manager): kom uit je kot! Communiceer! Als er iets fout loopt: gooi het in de groep. Zorg dat er voldoende overleg momenten in de organisatie zijn. Zo’n cliché, maar o zo belangrijk: communicatie! Als je wil dat er kwaliteit in het bedrijf geproduceerd wordt, zorg dan dat iedereen van zoveel mogelijk op de hoogte is. En, ondervind je te grote weerstand, schakel dan de directie in.

Een kort moment waarbij iedereen op tafel gooit wat de voorbije week fout liep, wat nieuw was, welke leverancier er de kantjes af liep, welke klachten er waren, etc. Het vermijdt eiland-denken. Het maakt ook dat niemand zich gaat wegstoppen achter “ik wist van niets”.

Conclusie

Dus, beste food safety manager, denk aan de term “manager” in je titel. Managen doe je niet door alleen maar achter je bureau te zitten. Communiceer.

En, beste directie: geef je food safety manager een platform. Hij/zij is de persoon die over alle afdelingen in je bedrijf heen moet kijken waar dingen beter kunnen, en waar moet bijgestuurd worden. Er zijn weinig functies in je bedrijf die zo breed in de organisatie verweven zitten. Geef hem/haar dan ook de nodige power om dingen te verbeteren, om problemen uit het moeras te trekken. En breek die persoon dus zeker niet zomaar af als de audit niet verlopen is zoals gehoopt. Wie weet waar ligt de oorzaak.

Lees ook mijn blog ’t Is de schuld van de auditor.