Waar zit Kafka (in jouw bedrijf)?

Kafka als ziekte

Maar, hoe is het bij jouw bedrijf gesteld met administratieve vereenvoudiging? Liggen de kasten nog vol met stapels papier? Puilen de classeurs nog uit diezelfde kasten?

Een ziekte van deze tijd is alleszins de reglementitis. Op alle vlak duikt deze vreselijke ziekte op: in je belastingformulier, bij de aanvraag van een officieel document, bij personeelsadministratie, etc. Nochtans zitten we volop in het tijdperk van de digitalisering. Die zou toch net voor mínder papier moeten zorgen?

Ik denk dat we nog niet goed weten hoe we moeten omgaan met al die veranderingen. Regeltjes, regeltjes en nog eens regeltjes. En ja, ook food safety Standaard eigenaren hebben daar last van. De ene al meer dan de andere. Ik noem geen namen. De vraag is alleen hoe je daar als bedrijf en als individu mee omgaat. Oké, als er een wettelijke vereiste is, dan moet je die inwilligen. Maar als iets niet letterlijk gevraagd wordt, en geen meerwaarde biedt, waarom zou je dan al die papieren blijven invullen? Denk eerst eens goed na bij het introduceren van weeral een nieuw formulier, een nieuwe registratie, of een nieuwe tool. Niemand zit te wachten op extra nutteloos werk. Al is de term “nutteloos” rekbaar: wat voor de ene nuttig is, lijkt voor de ander complete nonsens.

Efficiëntie voorop

Als ik bijvoorbeeld een nieuw kwaliteitssysteem mee help op poten te zetten bij een nieuwe klant kijk ik altijd eerst naar de interne stijl in het bedrijf. Wat vinden zij belangrijk? Hoe gaan zij om met IT? Is er nog een papieren cultuur? Op basis daarvan bouw ik een systeem met een zo hoog mogelijke efficiency. Waarom twee formulieren gebruiken als alles op één kan? Waarom tweemaal hetzelfde noteren -onder een andere vorm misschien- terwijl je met één keer genoeg hebt? Het zit soms in kleine dingetjes. Controles op zich moeten er zijn, vooral die van de CCP dan. Maar, hoe vaak zie ik niet dat hier bergen papier aan besteed worden.

Denk eens even na wat er misschien ook automatisch zou geregistreerd kunnen worden. Welke workflow kan herzien worden om sneller te werken? Spreek eens met je IT-afdeling. Misschien hebben zij vanuit hun standpunt een zicht op tools die het leven kunnen vergemakkelijken.

En vooral: consulteer de mensen in je fabriek. Vaak komen er goede ideeën naar boven van bij de mensen die dagdagelijks de processen uitvoeren. Zij worden direct geconfronteerd met de zwakheden van een procedure, en ja, misschien ook de kafkaiaansheid ervan.

Ik zal je eens iets verklappen: deze nieuwsbrief heb ik volledig geschreven, of beter “ingesproken” aan de hand van een stemherkenningssoftware. Ik heb hem dus niet letterlijk neergeschreven, maar gedicteerd. Nadien nog wel hier en daar een foutje moeten corrigeren, maar al bij al kan ik zeggen: ik heb deze tekst in ongeveer een derde van de tijd op papier gekregen in vergelijking met vroeger. Van efficiëntie gesproken!

Email terreur

Denk in dat opzicht ook eens na over jullie e-mail gebruik. Hoeveel tijd wordt er in jouw bedrijf gespendeerd aan e-mailen? Iedereen klaagt steen en been over het aantal e-mails die hij/zij dagelijks te verwerken krijgt. Nou, om je gerust te stellen: Bill Gates krijgt per dag 12 000 e-mails in zijn mailbox (al vermoed ik dat hij die niet persoonlijk zal beantwoorden). Het kan nochtans anders. Op vandaag zijn er al talloze mogelijkheden: chat software voor bedrijven, project opvolgingstools, team collaboration tools, en noem maar op. En o ja: gewoon praten met de collega’s kan ook efficiënt zijn.

Misschien wordt het wel tijd om een Kafka meldpunt in jouw bedrijf op te richten? Waarom niet? Ik zie het o zo vaak: er worden beslissingen vanuit hogerhand genomen waarbij de user niet geconsulteerd wordt. Wanneer die dan nadien geconfronteerd wordt met het gebrekkige gebruiksgemak, dan denk ik bij mezelf: “Was dit wel de juiste beslissing?”. Ondertussen is het geld gespendeerd, en kan de klok niet meer teruggedraaid worden. Jammer.