De voorbije vakantie was bij ons het uitgelezen moment om eens de zolder op te ruimen. 20 jaar kinderkledij, kinderspeelgoed, en weet ik veel wat nog allemaal aan verborgen schatten die stof lagen te vergaren dienden toch eens een “final destination” te krijgen.
Zo gooiden mijn echtgenote en mezelf ons op de taak.
Maar, er is opruimen en er is opruimen.
Opruimen voor persoon A betekent dingen weggooien, aan een goed doel geven, in de stoof verbranden, of naar het containerpark brengen.
Bij persoon B betekent dit: kasten bijkopen… om al die spullen in te kunnen stoppen.
En er bestaan ook mensen van het species C die er eigenlijk niet willen aan beginnen, aan dat opruimen. Ik moet eerlijk zeggen dat een eerste blik op onze zolder mij deed twijfelen of ik niet aan dat genus ontsproten was.
Enfin, het moge duidelijk zijn: mijn vrouw en ik behoren elk tot een ander type opruimers, maar we hebben toch een goed compromis kunnen bereiken. De zolder is weer begaanbaar, en je kan er opnieuw ademhalen zonder een stoflong op te lopen. Hoera!
Achteraf alles in beschouwing nemende, geef iedereen wel toe dat een opgeruimde zolder toch aangenamer is om te vertroeven dan de chaotische troep die het ervoor was.
En of het nu die zolder is, of je werkplek, of de keuken: opruimen is een manier om rust te creëren. Zeg nu zelf: je kan wel zeggen dat je in je chaos alles nog netjes terugvindt, maar toch: je brein draait overuren als het iets moet zoeken. Heeft alles een plaats gekregen, en is de onnodige ballast verdwenen uit het vizier, dan gaan je hersenen veel relaxter dingen terugvinden.
Zo ook in je kwaliteitssysteem. Ik heb er de voorbije jaren honderden zien passeren, en bij sommige vraag ik me toch af hoe een kat haar jongen daar nog in terugvindt. Laat staan een nieuwe kat, omdat de oude kat het pand heeft verlaten. Je hebt het misschien aan den lijve ondervonden: je start in een nieuwe job, en het opzoeken van documenten kost je een verkorting van je levensduur. Om dan nog maar te zwijgen van het nakende auditmoment, waarbij de stress hoog oplaait.
Jazeker, als auditor is het vervelend om eindeloos te moeten wachten op een document. Het geeft bovendien een gevoel van “Dit systeem leeft hier niet. Mensen kennen de weg niet in hun eigen documentatiesysteem.”
Geen geboren opruimer? Zo krijg je toch structuur
- Op vaste tijdstippen een opruimactie houden in je documenten. Wat niet meer nodig is, mag weg. Let op, met “weg” bedoel ik niet per sé “weg-weg”: hou op een aparte locatie je vervallen versies bij.
- Je documenten inhoudelijk screenen. Kloppen deze inhoudelijk nog? Dit doe je door bij interne audits je procedures, instructies, formulieren kritisch na te kijken en aan te passen waar nodig.
- Structuur in te bouwen. Maar, pas op: wat voor jou een logische structuur lijkt, is dat niet noodzakelijk voor je collega’s. Doe dit dus in onderling overleg. En als het even kan: gebruik een software tool. Dat kost de wereld niet meer, maar bespaart je o zo veel kopzorgen.
Ben je niet zo het type A opruimer? Geen nood, ik ben er om je bij te staan.
Alexander Platteeuw
