Koffie! Alle auditoren houden van koffie. Serveer dus op tijd, met voldoende hoge frequentie, een echte koffie, gemaakt van vers gemalen bonen. Geen slap spul, geen machine spoelwater, maar the real stuff!
Ok, je bent goed gestart. De koffie staat klaar. Over naar de inhoud.
Maar wacht, eerst de rode draad doorheen de audit: de waarheid…
Een auditor houdt ervan om de waarheid te horen. Niet om een verhaaltje opgedist te krijgen waar iedereen van mijlenver door ziet.
En bovendien: eenmaal de leugen doorprikt is, heb je het verkorven voor de rest van de audit. Alles wat je daarna nog vertelt, wordt in twijfel getrokken. Vandaar mijn 2e tip: tell the truth, nothing but the truth.
Haha, “naïef”, hoor ik je denken! Toch niet! Een auditee die vertelt wat er misgelopen is, maar die onmiddellijk daaropvolgend kan vertellen wat het bedrijf ermee gedaan heeft, is 10x meer waard dan een quality manager die komt pochen dat alles perfect loopt, maar even later (na de rondgang in de fabriek bijvoorbeeld, ik zeg maar iets) schoorvoetend moet toegeven dat het toch niet allemaal rozengeur en maneschijn is.
Zet jezelf dus niet voor schut, en leg je kaarten op tafel.
Gelieve in de wachtrij aan te schuiven
Wat me bij mijn 3e tip brengt: laat auditoren niet onnodig lang wachten.
Niets zo vervelend om als auditor – ik kan het weten, ik heb het zelf aan den lijve ondervonden – eindeloos te moeten wachten op een antwoord.
Als je als auditor een vraag stelt, gevolgd door 10 minuten naar het plafond te moeten zitten staren omdat de persoon met het antwoord maar niet komt opdagen, tja, dan wordt een mens al eens nerveus. Iedereen weet dat er in die 10 minuten intern overleg is over welk verhaal er aan meneer / mevrouw de auditor gaat verteld worden. Alarmbellen gaan af, wees maar gerust.
Durf discussiëren
Tip nummer 4: bied weerwerk! Eigenaardige tip, denk je misschien, want je wil de auditor toch niet de gordijnen in jagen? Inderdaad, zo ver hoef je (liefst) niet te gaan. Maar, een discussie over een normeis of de interpretatie ervan, daagt de auditor intellectueel ook even uit. Het doet hen ook even stilstaan bij JOUW onderbouwing. Mogelijks heb jij iets niet helemaal ingeschat zoals het in het hoofd zit van de auditor, maar is daar een goede uitleg voor. Durf daarover sparren. Een goede auditor zal luisteren naar je verhaal, en daarop zijn/haar argumenten op tafel leggen. Zodoende komen jullie samen tot een gefundeerde constatatie. Ik zie dit “weerwerk” bieden nog té weinig bij audits. Veel auditees hebben nog schrik van de auditor en denken dat weerwerk bieden gelijk staat aan schofferen. Helemaal niet! Let wel: het weerwerk moet gefundeerd zijn, dat spreekt voor zich. Je hoeft niet in discussie te gaan als je een CCP niet onder controle hebt.
Een goed voorbereide auditee is er 2 waard
En last but not least: bereid je voor. Ik klop weer op dezelfde nagel, en dat weet ik, maar toch (dit artikel schreef ik een tijd geleden al).
Ga even door de norm die geauditeerd wordt, laat je adviseren als je er niet zelf uitgeraakt, zet je collega’s op scherp, en zorg dat je niet uit de lucht komt vallen als er vragen gesteld worden. Het zijn elk jaar dezelfde vragen, normwijzigingen daar gelaten, dus maak dat je je antwoorden klaar hebt.
Zit je vast? Heb je nood aan een pre-audit, of wil je even van gedachten wisselen over lastige dossiers voorafgaand aan de certificatie audit? Laat het me weten!
Alexander Platteeuw
